Ce qu'un message de congés doit toujours dire
- Le nom de l'entreprise, pour que l'appelant sache qu'il est au bon endroit.
- La fermeture et ses dates, du premier au dernier jour, en jours et en dates (« du lundi 21 au vendredi 25 » plutôt que « cette semaine »).
- La réouverture, avec le jour et l'heure : c'est la phrase que l'appelant retient.
- La conduite à tenir : laisser un message, rappeler à la réouverture, écrire un e-mail, ou un numéro d'urgence si votre métier en a un.
- Une formule de fin courte : « Bonnes fêtes », « Bonne fin d'année », « Bel été ».
Trois erreurs reviennent souvent : laisser le message de Noël en place jusqu'en février, annoncer une date de réouverture sans le jour de la semaine (l'appelant ne sait pas si c'est demain), et promettre un rappel « rapide » sans préciser quand. Les modèles généraux, hors congés, sont dans notre guide des messages de répondeur professionnel.
Messages de répondeur pour Noël et le Nouvel An
1. Fermeture de fin d'année, sobre
« Bonjour, vous êtes bien chez [nom de l'entreprise]. Nous sommes fermés du [jour et date] au [jour et date] inclus pour les fêtes de fin d'année. Nous rouvrons le [jour et date] à [heure]. Laissez votre nom, votre numéro et l'objet de votre appel après le signal : nous vous rappelons dès notre retour. Nous vous souhaitons de bonnes fêtes. »
2. Fermeture de Noël seulement, ouverture entre les fêtes
« Bonjour, ici [nom de l'entreprise]. Nous sommes fermés le [24 et 25 décembre / dates], et ouverts aux horaires habituels entre Noël et le Nouvel An. Nous serons de nouveau fermés le [31 décembre et 1er janvier / dates]. Laissez-nous un message, nous vous rappelons le [jour] matin. Joyeux Noël. »
3. Artisan avec dépannage d'urgence pendant les fêtes
« Bonjour, vous êtes chez [nom de l'entreprise]. L'entreprise est fermée du [date] au [date] pour les fêtes. Pour une urgence, [fuite d'eau, panne de chauffage, porte bloquée], appelez le [numéro d'astreinte ou du confrère]. Pour toute autre demande, laissez votre message avec votre adresse : nous vous rappelons à partir du [jour et date]. Bonnes fêtes. »
4. Commerce, avec les horaires des fêtes
« Bonjour, ici [nom du commerce]. Pendant les fêtes, nous sommes ouverts [horaires des jours spéciaux], et fermés le [jours fermés]. Les commandes pour [Noël / le réveillon] sont prises jusqu'au [date]. Laissez votre nom et votre numéro, nous vous rappelons dans la journée. Bonnes fêtes à vous. »
5. Cabinet, avec renvoi vers la permanence de soins
« Bonjour, vous êtes au cabinet [nom du praticien ou du cabinet]. Le cabinet est fermé du [date] au [date] et rouvre le [jour et date] à [heure]. En cas d'urgence, appelez [le numéro de garde ou le service compétent de votre profession]. Pour un rendez-vous, laissez un message ou rappelez à la réouverture. Bonnes fêtes. »
Messages de répondeur pour les congés d'été et la fermeture annuelle
6. Congés d'été, classique
« Bonjour, vous êtes bien chez [nom de l'entreprise]. Nous sommes en congés du [jour et date] au [jour et date] inclus. Nous rouvrons le [jour et date] à [heure]. Laissez votre nom, votre numéro et l'objet de votre appel : nous vous rappelons dès notre retour. Bel été. »
7. Fermeture annuelle avec un contact par e-mail
« Bonjour, ici [nom de l'entreprise]. Nous sommes fermés pour congés annuels jusqu'au [jour et date] inclus. Vous pouvez nous écrire à [adresse e-mail] : les messages sont lus chaque [jour]. Pour un devis, laissez votre demande après le signal, nous vous répondons à la réouverture. Merci et à bientôt. »
8. Congés avec un confrère qui assure la continuité
« Bonjour, vous êtes chez [nom de l'entreprise]. Nous sommes absents du [date] au [date]. Pendant cette période, [nom du confrère ou de l'entreprise partenaire] assure les urgences au [numéro]. Pour le reste, laissez votre message : nous vous rappelons à partir du [jour et date]. Merci de votre compréhension. »
Messages de répondeur pour une fermeture exceptionnelle
9. Fermeture d'une journée (pont, formation, inventaire)
« Bonjour, ici [nom de l'entreprise]. Exceptionnellement, nous sommes fermés aujourd'hui [jour et date] pour [inventaire / formation / pont]. Nous serons de nouveau joignables le [jour et date] à [heure]. Laissez votre message, nous vous rappelons en priorité. Merci. »
10. Fermeture imprévue (absence, intempéries)
« Bonjour, vous êtes chez [nom de l'entreprise]. En raison d'un imprévu, nous sommes fermés [aujourd'hui / jusqu'au jour et date]. Nous ne pouvons pas prendre votre appel, mais votre message sera écouté : laissez votre nom, votre numéro et l'objet de votre appel, nous vous rappelons dès que possible et au plus tard le [jour]. Merci de votre patience. »
11. Jour férié
« Bonjour, ici [nom de l'entreprise]. Nous sommes fermés aujourd'hui, jour férié. Nous rouvrons demain [jour] à [heure]. Laissez votre message après le signal, nous vous rappelons dans la matinée. Bonne journée. »
12. Déménagement ou travaux
« Bonjour, vous êtes chez [nom de l'entreprise]. Nous sommes fermés du [date] au [date] pour [notre déménagement / des travaux]. À partir du [date], vous nous retrouverez [nouvelle adresse ou horaires]. Laissez votre message : nous vous rappelons dès la réouverture. À très bientôt. »
Enregistrer et changer le message au bon moment
- Enregistrez la veille de la fermeture, pas le matin du départ, et écoutez le résultat depuis un autre téléphone.
- Notez dans votre agenda le jour de la réouverture pour remettre le message habituel : un message de Noël en janvier fait l'effet d'une entreprise fermée.
- Parlez lentement, surtout pour les dates et les numéros, et répétez le numéro d'urgence deux fois.
- Vérifiez que la messagerie est active : si vous avez composé un jour le code ##002#, la messagerie est coupée et le message ne sera jamais entendu. Les codes sont expliqués dans ##002# et les codes de renvoi d'appel.
Pendant les congés, un répondeur ou une assistante qui répond ?
Un répondeur informe ; il ne prend ni rendez-vous ni devis, et une partie des appelants raccrochent sans laisser de message. Pendant les fêtes, c'est pourtant le moment où des demandes arrivent : une panne de chauffage le 26 décembre, une commande pour le réveillon, un devis pour les travaux de janvier. Une assistante téléphonique IA branchée par renvoi d'appel répond au nom de l'entreprise, indique la fermeture et la réouverture, oriente les urgences vers le numéro prévu, prend les coordonnées et la demande, et vous envoie le résumé ; à votre retour, la liste des appels à traiter est prête. Le fonctionnement est décrit sur la page standard téléphonique IA, et les cinq façons d'assurer l'accueil, prix compris, dans accueil téléphonique pro : cinq façons de répondre. Pour un message d'accueil hors congés, voir aussi les exemples de message d'accueil téléphonique.
Un répondeur annonce que vous êtes fermé ; une assistante téléphonique IA, elle, répond pendant vos congés, note la demande et vous envoie le résumé. Pour l'entendre, écoutez un appel test ou appelez le 09 72 10 55 19 ; pour l'essayer sur votre ligne, créez un compte gratuit : sept jours, sans carte bancaire.
Questions liées
Combien de temps doit durer un message de répondeur de congés ?
Vingt à trente secondes. Au-delà, l'appelant décroche avant la fin ; en dessous, il manque souvent la date de réouverture ou la conduite à tenir en cas d'urgence.
Faut-il indiquer un numéro d'urgence pendant les fêtes ?
Oui, si votre métier connaît des urgences (plomberie, chauffage, serrurerie, soins) : un numéro d'astreinte, celui d'un confrère qui vous remplace, ou le service de garde compétent. Sinon, dites clairement quand vous rappelez.
Comment être sûr que mon message de congés sera bien entendu ?
Appelez votre ligne depuis un autre téléphone et laissez sonner. Si vous n'entendez pas votre message, la messagerie est peut-être désactivée ou un renvoi est en place : vérifiez avec le code *#61#.
Une assistante IA peut-elle prendre les appels pendant ma fermeture ?
Oui : branchée par renvoi d'appel, elle répond au nom de l'entreprise, annonce la fermeture et la réouverture, prend la demande et les coordonnées, oriente les urgences vers le numéro prévu, et vous envoie un résumé de chaque appel.